Per i datori di lavoro la consegna delle buste paga è molto più di una piccola formalità. Si tratta di un’operazione che risulta obbligatoria per legge fin dall’introduzione della Legge 4 del 5 gennaio 1953, la norma che ne sancisce la disciplina.
Essa impone per i datori di lavoro il fatto di dover consegnare ai propri collaboratori un cedolino paga, detto anche prospetto paga o busta paga: un documento che deve contenere tutti gli elementi che riguardano la retribuzione e le eventuali trattenute relative al periodo dello stipendio.
La consegna è necessario che avvenga secondo precise tempistiche e modalità: sono state definite oltre che nella legge del 1953 all’interno dei provvedimenti successivi.
Una delle soluzioni più interessanti per le imprese in seguito agli sviluppi della digitalizzazione è rappresentata da un’app per gestione busta paga, capace di distribuire in automatico i prospetti paga e di mantenerli in archiviazione, il tutto nel rispetto della privacy del dipendente. Una questione, quest’ultima, tutt’altro che da sottovalutare.
Il ritardo o la mancata consegna della busta paga espone l’azienda a sanzioni che possono raggiungere importi piuttosto onerosi. Si parte infatti da un minimo di 150 euro per andare a superare i 7000 euro.
In questo articolo vediamo come predisporre la consegna delle buste paga e farsi trovare in linea con gli obblighi dello Stato. Qualcosa che interessa le diverse realtà dell’economia , compresi quelli che desiderano avviare una carriera di make up artist: uno dei lavori di maggiore successo nel settore della moda.
A cosa serve e qual è il termine di consegna della busta paga
La consegna dei cedolini paga, secondo quanto predisposto dalla Legge 4 del 5 gennaio 1953 e come confermato dalle ultime sentenze, deve essere fatta quando al dipendente viene corrisposto quanto gli spetta. È necessario, quindi, che avvenga in maniera tale da risultare contemporanea alla retribuzione.
Questo in linea generale. Ulteriori disposizioni si possono trovare nei CCNL, ovvero nei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro, i quali stabiliscono le date precise entro cui è necessario provvedere all’erogazione mensile della busta paga.
A questo punto una domanda sorge spontanea: perché viene data così tanta rilevanza alla consegna dei cedolini? Parliamo di un’azione che presenta molte più implicazioni di quanto non possa sembrare a una prima analisi.
La busta paga contiene un prospetto non solo del modo in cui viene calcolata la retribuzione finale del lavoratore, sono infatti in evidenza le diverse componenti che servono per il calcolo, ma anche ferie e permessi residui nonché quanto viene accantonato per il TFR.
Rappresenta un documento estremamente importante per il dipendente, per il quale sapere come leggere la busta paga si rivela essenziale, in maniera tale da conoscere i propri doveri e far valere i propri diritti.
La normativa ha tutelato questa necessità, andando a definire con esattezza le tempistiche come le modalità per la consegna, anch’esse passibili di sanzione in caso di mancato adempimento da parte del datore di lavoro.
Le modalità ammesse per la consegna della busta paga
Le modalità per la consegna delle buste paga sono state stabilite per il datore di lavoro da parte del Ministero del Lavoro, a partire da quanto stabilito a livello generale per legge.
Ecco quali sono le soluzioni di cui possono avvalersi le aziende, da valutare attentamente per poter semplificare le operazioni amministrative che vedono come sfondo un contesto di incertezza economica, soprattutto per le realtà del Mezzogiorno:
- Consegna a mano. L’opzione classica, ancora ampiamente adoperata anche se meno pratica di altre di ultima generazione. Fondamentale fare in modo che il lavoratore firmi la copia, che dovrà poi essere conservata dall’impresa.
- Consegna via PEC. La condizione affinché possa essere utilizzata tale modalità prevede che ambo le parti, ovvero datore di lavoro e dipendente, abbiano una casella di Posta Elettronica Certificata. La consegna del cedolino via PEC presenta un’ottima tracciabilità: permette infatti di poter dimostrare che la consegna del cedolino è effettivamente avvenuta.
- Consegna via E-mail. Chi non ha un indirizzo e-mail nell’epoca contemporanea? Questa opzione, non essendo come la precedente di per sé certificata, comporta che l’invio all’indirizzo del lavoratore avvenga su una casella a lui intestata e dotata di password. Per il datore di lavoro non è la soluzione più valida in quanto necessita di ulteriori accortezze per la dimostrazione dell’avvenuta consegna: imprescindibili in caso di controllo.
- Consegna tramite caricamento su sito web con area dedicata al dipendente. Questa opzione è stata validata dal Ministero del Lavoro con l’interpello n.° 3 del 2012. Come funziona? Il cedolino paga viene caricato all’interno dell’area riservata su un sito web aziendale dedicato: è accessibile unicamente al dipendente. Per certificare l’avvenuta distribuzione il datore di lavoro deve poter dimostrare di possedere l’attestazione dell’effettivo caricamento dei documenti.
Nota finale
Tra quelle che abbiamo elencato, l’ultima modalità è indubbiamente quella più pratica e attuale, complice il fatto che si avvale di software di ultima generazione predisposti ad hoc per la gestione dei dipendenti e la consegna delle buste paga.
Alcuni programmi rendono possibile una fruizione anche tramite app dedicata: uno strumento molto utile per i dipendenti che hanno così modo di avere i documenti a portata di smartphone.